Nutzungsregeln.
Nutzungsregeln & Verhaltenskodex für die Kita-App · Fassung vom 29. Oktober 2026 (Version 2026-10-29)
In Tenantic stehen Daten von Kindern, Eltern und Mitarbeitenden — von Menschen, die sich darauf verlassen, dass alle sorgsam damit umgehen. Diese Regeln beschreiben, was das im Alltag heißt.
Sie gelten für alle, die von ihrer Einrichtung einen Zugang zu Tenantic bekommen haben: Leitung, Team, Aushilfen, Praktikant:innen, Eltern und alle weiteren. Jede Person bestätigt sie beim ersten Zugang.
1. Respektvoller Umgang
- Wir gehen freundlich und sachlich miteinander um — auch dann, wenn es mal hakt.
- Keine Beleidigungen, keine Drohungen, keine Diskriminierung — etwa wegen Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Alter oder sozialer Lage.
- Niemand wird bloßgestellt: weder Kinder noch Eltern noch Kolleg:innen. Was über ein Kind oder eine Familie in Tenantic steht, ist sachlich und für die Arbeit nötig — ohne Spott, Abwertung oder Spekulation.
- Eine gute Faustregel: Schreib so, dass du den Text auch der Person zeigen könntest, um die es geht.
2. Datenschutz im Alltag
- Daten von Kindern und Familien nutzt du nur für die Zwecke deiner Einrichtung: Betreuung, Organisation und die Zusammenarbeit mit den Eltern.
- Keine Screenshots, keine Fotos vom Bildschirm, keine Weitergabe nach außen — auch nicht in private Chatgruppen oder soziale Netzwerke. Daten verlassen Tenantic nur auf den Wegen, die deine Einrichtung dafür vorgesehen hat.
- Fotos und Videos von Kindern nur, wenn die Eltern eingewilligt haben, und nur im vereinbarten Umfang. Im Zweifel fragst du deine Leitung.
- Dein Zugang gehört dir allein. Gib Passwort und Login-Links nicht weiter und lass niemanden unter deinem Namen arbeiten.
- Auf geteilten Geräten, etwa dem Gruppentablet, meldest du dich am Ende ab oder meldest dich mit „Geteiltes Gerät“ an (Abmeldung nach 15 Minuten ohne Bedienung). Das Abmelden löscht auch die auf dem Gerät zwischengespeicherten Daten. Lass ein entsperrtes Gerät nicht unbeaufsichtigt liegen.
- Gerät verloren oder Verdacht, dass jemand deinen Zugang nutzt? Sag sofort deiner Leitung Bescheid und ändere dein Passwort.
3. Kinderschutz
- Ein Verdacht auf Kindeswohlgefährdung (§ 8a SGB VIII) gehört nicht in Tenantic — weder in Freitextfelder noch in Mitteilungen oder Notizen.
- Für solche Fälle hat deine Einrichtung ein eigenes Schutzverfahren. Wende dich an deine Leitung; sie zieht die insoweit erfahrene Fachkraft hinzu, und dokumentiert wird nach dem Verfahren der Einrichtung.
- Der Grund: Solche Hinweise sind besonders schutzbedürftig. Sie gehören in ein Verfahren mit klaren Zuständigkeiten, nicht in ein Werkzeug für den Kita-Alltag, in dem mehrere Personen mitlesen können.
- Bei akuter Gefahr handelst du sofort und rufst den Notruf (110 oder 112) — nicht erst schreiben.
4. Kommunikation
- Tenantic ist für die Kommunikation rund um die Einrichtung da: Mitteilungen, Termine, Rückmeldungen und der Chat zwischen Eltern und Einrichtung. Privatgespräche des Teams gehören nicht hinein.
- Im Chat schreibst du nur Text. Gesundheitsangaben, Diagnosen oder Konflikte rund um andere Kinder und Familien gehören nicht in den Chat — auch nicht in Gruppen unter Eltern.
- Den Chat zwischen Eltern nutzen nur Eltern, die sich dafür selbst sichtbar geschaltet haben. Die Einrichtung liest dort nicht mit; für das, was ihr euch schreibt, seid ihr selbst verantwortlich.
- Deine Einrichtung legt fest, wann Nachrichten bearbeitet werden, und teilt den Eltern diese Antwortzeiten mit.
- Nach Kita-Schluss, am Wochenende, an Feiertagen und im Urlaub erwartet niemand eine Antwort — weder vom Team noch von den Eltern. Wer abends etwas schickt, darf das; eine Antwort am Abend wird trotzdem nicht erwartet.
- Notfälle und Dringendes immer telefonisch — nicht über die App.
- Kritik und Konflikte besprecht ihr am besten persönlich. Geschrieben wirkt vieles schärfer, als es gemeint ist.
5. Melden und Folgen
- Fällt dir ein Inhalt auf, der gegen diese Regeln verstößt, wende dich an deine Leitung — persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Einzelne Chat-Nachrichten kannst du direkt in der App über „Melden“ an die Leitung geben. Betrifft es die Leitung selbst, wende dich an den Träger.
- Die Leitung entscheidet, wie es weitergeht. Je nach Schwere reichen die Folgen von einem klärenden Gespräch oder Hinweis über das Entfernen von Inhalten bis zur Sperre im Chat oder des Zugangs. Arbeitsrechtliche Fragen bleiben Sache des Arbeitgebers.
- Rechtswidrige Inhalte — etwa Beleidigungen, Drohungen oder die Verbreitung fremder Fotos — kannst du auch direkt Tenantic melden: per E-Mail an info@tenantic.de mit dem Betreff „Meldung“. Nenne bitte, wo der Inhalt steht und warum er rechtswidrig ist. Tenantic prüft die Meldung zeitnah und teilt dir das Ergebnis mit.
- Bei schweren Verstößen kann auch Tenantic Inhalte entfernen oder Zugänge sperren. Die betroffene Person erfährt, was gesperrt wurde und warum, und kann der Entscheidung per E-Mail widersprechen. Die Einrichtung wird informiert.
6. Wer wofür verantwortlich ist
- Verantwortlich für die Daten im Sinne der DSGVO ist deine Einrichtung bzw. ihr Träger. Tenantic verarbeitet die Daten in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO).
- Die Einrichtung vergibt die Zugänge, legt fest, wer was sehen darf, und ist erste Ansprechpartnerin für alle, die Tenantic bei ihr nutzen.
- Fragen zum Datenschutz richtest du an deine Einrichtung bzw. ihre:n Datenschutzbeauftragte:n. Wie Tenantic selbst Daten verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung auf tenantic.de/datenschutz.
- Diese Regeln gelten zusätzlich zu Arbeitsvertrag, Dienstanweisungen und Datenschutzregeln deiner Einrichtung. Wo die Einrichtung strengere Regeln hat, gelten diese.
7. Änderungen
- Ändern sich Tenantic oder die Rechtslage, passen wir diese Regeln an. Jede Fassung trägt ein Datum. Gibt es eine neue Fassung, bittet dich Tenantic beim nächsten Öffnen, sie zu lesen und zu bestätigen.
- Fragen zu diesen Regeln: info@tenantic.de.
Musterformulierung für den Betreuungsvertrag
Für Leitung und Träger: Ein Vorschlag zum Übernehmen und Anpassen. Passt die Angaben in eckigen Klammern an und stimmt den Text mit dem Träger ab; für den Vertragsinhalt ist die Einrichtung bzw. der Träger verantwortlich.
§ [Nr.] Nutzung der Kita-App
(1) Die Einrichtung nutzt für Organisation und Kommunikation die Software „Tenantic“. Darüber erhalten die Eltern insbesondere Mitteilungen und Termine der Einrichtung per E-Mail und in der App, können Mitteilungen bestätigen, zu Terminen zu- oder absagen, ihr Kind krankmelden und mit der Einrichtung chatten.
(2) Die App ersetzt nicht das persönliche Gespräch. Notfälle und dringende Anliegen teilen Eltern und Einrichtung einander telefonisch mit.
(3) Außerhalb der Öffnungszeiten, an Wochenenden und Feiertagen wird keine Antwort erwartet — weder von der Einrichtung noch von den Eltern.
(4) Die Einrichtung verarbeitet Daten des Kindes und der Eltern in der App nur, soweit dies für die Betreuung und die Zusammenarbeit mit den Eltern erforderlich ist. Einzelheiten enthalten die Datenschutzhinweise der Einrichtung. Fotos und Videos des Kindes werden nur mit gesonderter Einwilligung verarbeitet.
(5) Informationen über andere Kinder und Familien, die Eltern über die App erhalten, dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden.
(6) Ergänzend gelten die Nutzungsregeln von Tenantic, abrufbar unter tenantic.de/nutzungsregeln.
Wie Tenantic personenbezogene Daten verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung. Anbieter: siehe Impressum.